viernes, 24 de abril de 2009

Qué es un "backup" y porqué he elegido Tri-Backup

INTRODUCCIÓN
Los usuarios de Mac OS X disponen sólo de un par de docenas de utilidades destacables para hacer copias de seguridad. La mayoría son simples utilidades para sincronizar dos carpetas, o bien para "clonar" el disco entero. Mi elección a sido Tri-Backup, utilidad que utilizo desde hace años en diferentes ordenadores, por su versatilidad, fiabilidad y relación calidad-precio. Los usuarios de Leopard pueden limitarse a usar el espectacular Time Machine para uso doméstico, pero en muchos casos éste se queda corto.
Voy a intentar explicar qué es una copia de seguridad, qué espero que haga una utilidad para hacer copias de seguridad o "de backup" y qué es capaz de hacer Tri-Backup.

QUÉ ES UNA COPIA DE SEGURIDAD O "BACKUP"
Ante todo: una copia de seguridad lo es porque "es copia", no "por estar en un sitio muy seguro". La cosa es evidente: disponer de un duplicado de nuestros documentos y archivos "por lo que pudiera pasar". Este duplicado puede ser, incluso de todo el disco duro. Si la copia de éste es exacta, archivo a archivo y byte a byte, y permite incluso que utilicemos la copia para arrancar nuestro ordenador se suele llamar "clon" del disco o copia "booteable" (del inglés "boot"; iniciar).

PORQUÉ HACER COPIA DE SEGURIDAD
Como se suele decir: hay dos clases de usuarios: los que han perdido datos y los que los van a perder. ¿Causas? Robo, incendio o catástrofes varias, error humano, fallo de hardware... las dos últimas son las más frecuentes, aunque más de uno ha olvidado el portátil en el taxi. en cuanto a error humano, digamos que es inevitable ("lo he borrado sin darme cuenta", "he guardado cambios sin querer", etc...) En cuanto a hardware, podemos decir algo parecido a lo de antes: hay dos clases de discos duros, los que han fallado y los que van a fallar. Lo que no se sabe es si va a ser ahora luego, o dentro de un año.

TIPOS DE BACKUP
Muchas utilidades de backup (la integrada en Windows -los BKF-, Retrospect, etc...) crean en el disco, cinta o unidad óptica unos "repositorios" o paquetes de datos con los archivos copiados. Si queremos recuperar un documento solo podremos hacerlo mediante la misma utilidad de backup, en un proceso a veces poco intuitivo. Al menos en teoría, la ventajas son la velocidad de escritura y que suelen utilizar alguna forma de compresíon para ocupar el menor espacio posible.

Otras utilidades, como Tri-Backup, copian toda la estructura de carpetas y archivos del disco o carpeta original, recreando ésta en la ubicación de destino, de modo que se pueden ver y abrir directamente los documentos copiados. Se puede elegir la opción de compresión, pero esto ralentiza el proceso.

DÓNDE COPIAR
Sobre todo, fuera del disco duro en el que se encuentren los originales, o sea, "nunca guardar todos los huevos en la misma cesta". Podemos usar un disco duro externo, un disco de red, DVDs, etc... Si disponemos de dos ordenadores, podemos incluso hacer "una copia cruzada" de los datos más importantes de cada uno de ellos en el otro ordenador. Si queremos crear un "archivo histórico" de nuestros archivos (documentos, fotos...) en CD o DVD, tendremos una colección de discos etiquetados con la fecha de la copia y contenido. Esto no debemos descartarlo, ya que siempre es recomendable disponer de más de una copia de nuestra documentación más valiosa.
Por último, hay utilidades, como Tri-Backup, que permiten utilizar FTP para guardar los datos en un servidor remoto.

PROGRAMACIÓN
Es incómodo e inseguro estar pendiente de hacer copias frecuentemente. Con algunas utilidades podemos automatizar el proceso, evitando "tener que acordarnos de hacer la copia". Sin embargo, en algunos casos las opciones se limitan a elegir una hora del día, mientras que otras permiten definir frecuencias (cada tantas horas, días, meses...) determinadas horas del mismo dia (a las 09.30, 14.00, 23.55...), determinados días de la semana (los lunes, miércoles, viernes...) o en base a eventos del sistema (al iniciar o apagar el ordenador, cuando éste está inactivo...). Tri-Backup permite elegir cualquiera de estas opciones y de forma diferente para cada tipo de copia. Además puede "encadenar acciones" o hacer que al terminar una copia se inicie la siguiente.

NÚMERO DE ARCHIVOS Y FRECUENCIA
Hacer copia con mucha frecuencia es recomendable. Es fácil que haya carpetas que estén sufriendo constantes modificaciones, con lo cual, hacer un backup cada pocas horas, incluso cada hora, puede ser recomendable. Sin embargo hay que considerar cuánto se tarda en hacer esa copia. Si es un disco duro o una carpeta con miles de archivos puede tardar horas. Sería absurdo, por tanto, programar una copia "cada hora". Es por esto que Tri-Backup nos permite, por ejemplo, seleccionar mediante FILTROS, sólo ciertas carpetas, o archivos de determinado tamaño máximo, o únicamente de determinado tipo.

"LOGS" O REPORTES DE COPIA
Confiar simplemente en que todo esté funcionando bien es arriesgado. Los logs o reportes de actividad que crean algunas utilidades de copia nos permiten saber si la copia se ha hecho o no, si han surgido errores, y en ese caso qué documentos se han visto afectados, etc... Algunas utilidades de backup, como Tri-Backup pueden incluso enviarnos el reporte por correo electrónico. Es más, la última versión del software nos permite gestionar la aplicación de forma remota.

EL CASO ESPECIAL DE TIME MACHINE
El Time Machine incluido en la versión Leopard de MAC OS X es fantástico en lo que respecta a su interfaz gráfica y en lo que se refiere al diseño interno y no visible. Por un lado "funciona solo", por otro, cuando el usuario desea recuperar un documento perdido consigue crear un efecto de "viaje en el tiempo" espectacular, aunque un pelín hortera. Para muchos usuarios domésticos es suficiente y sirve para presumir de Mac ante las visitas, que si son usuarios de Windows suelen quedar boquiabiertas.
Sin embargo, Time Machine es muy transparente cuando todo va bien y bastante opaco cuando algo falla. Si durante las copias realizadas no ha habido incidencias no nos enteremos de nada, lo cual ni es bueno ni malo. Pero si ha habido errores de copia obtenemos un mensaje de error indeterminado. Averiguar qué ha ocurrido recurriendo a la Consola de Mac OS X no es precisamente lo mas indicado para el perfil de usuario al que va dirigido Time Machine. Ha tenido que ser una utilidad de terceros (Time Machine Error Logger) la que nos haga un poco mas fácil entender los crípticos mensajes de la consola. Como mínimo, Mac OS X debiera mostrar un simple mensaje del tipo de: "La copia de los archivos Fulano y Mengano no se ha podido realizar. La copia del resto de archivos se ha completado con éxito".
Por otro lado Time Machine copia por defecto el contenido de todos los discos duros conectados al ordenador en un único disco duro (o partición) conectado también directamente al ordenador, o a una Time Capsule, el disco de red de Apple. Como mucho, podemos excluir de la copia determinados discos duros y carpetas, y recurriendo a ciertos truquillos hacer que la copia se pueda realizar en discos de red o carpetas compartidas en las que normalmente no lo haría. Pero lo peor, desde mi punto de vista, es que el destino de la copia es siempre uno, siendo necesario por tanto que tenga una capacidad enorme, y por otro lado no se pueden "emparejar" carpetas. Es decir, no es posible decirle a Time Machine que copie la "carpeta A" en el "disco 1", y la "carpeta B" en el "disco 2".


HACIENDO BACKUP

CLONADO
Como hemos comentado ya al principio, si hacemos una copia integra y exacta de todo el disco duro, archivo a archivo y byte a byte, podremos utilizar la copia para arrancar nuestro ordenador en caso de problemas. Para realizar este "clon" del disco de arranque o copia "booteable" (del inglés "boot"; iniciar) podemos utilizar el gratuito Carbon Copy Cloner, el "shareware" SuperDuper o utilidades de backup como Tri-Backup. Hacer "un clon" cada mes no es mala idea. Pero hacer una copia del contenido íntegro del disco todos los días puede ser excesivo. La copia puede tardar incluso un par de horas en realizarse si el disco es grande y con muchos archivos. Podríamos dejar el ordenador encendido antes de ir a dormir, pero es más lógico hacer backup sólo de las carpetas y archivos que sufren modificaciones frecuentes.

COPIA
¿Copia? ¿Para que necesito yo una utilidad para copiar? ¿No basta con seleccionar lo archivos y carpetas y arrastrarlos a donde quiero copiarlos?
Si copiamos pocos documentos esto es más que suficiente, pero cuando se trata del contenido de muchas carpetas y subcarpetas con cientos o miles de archivos, si que es recomendable utilizar una utilidad de backup. Es habitual que aparezcan mensajes de error de que determinados archivos no se han podido copiar por causas diversas (están abiertos o en uso, bloqueados, hay algún problema de permisos, pueden estar dañados...). En ese caso no sabemos qué documentos se han copiado o no, y "hasta dónde" ha llegado la copia. Tri-Backup, por ejemplo, copiará todo lo que pueda, y si encuentra algún archivo con algún problema se lo saltará, pero nos hará un informe con el listado de incidencias y sus posibles causas.


COPIA INCREMENTAL
Supongamos que tenemos un disco o carpeta con cientos o miles documentos. Por precaución, hacemos una primera copia de seguridad, pero como es lógico si trabajamos sobre la carpeta original, crearemos nuevos documentos o modificaremos los existentes. ¿Tiene sentido, cada vez que volvemos a hacer el backup, copiar TODO de nuevo? Una copia "incremental" comparará el contenido de las dos carpetas, original y copia, y copiará sólo los nuevos documentos y aquellos que han sido modificados. Algunas utilidades, como Tri-Backup, crean una nueva carpeta etiquetada con fecha y hora cada vez que hacen un nuevo backup, y donde se guardan solamente los archivos mencionados.

Pero ojo, las utilidades que hacen copia incremental atienden sólo a la fecha de creación de los documentos. Todo nuevo documento de fecha de modificación POSTERIOR a la primera copia realizada será tenido en cuenta. Exacto: "todo nuevo documento de fecha de modificación posterior a la primera copia". O sea, que si se nos ocurre guardar en la carpeta antiguos archivos de fecha de modificación ANTERIOR a la primera copia serán obviados, con lo cual no se estará haciendo copia de seguridad de éstos.


SINCRONIZACIÓN BIDIRECCIONAL
Sincronizar, como el nombre sugiere, es mantener idéntico el contenido de dos carpetas. Por ejemplo: una carpeta de documentos en un portátil o "pendrive" por un lado, y por otro lado otra carpeta en un ordenador fijo. Si en una de las dos carpetas -o en ambas- creamos un nuevo documento, o modificamos uno ya existente, al sincronizar se copiarán los documentos que falten en una de las dos carpetas y se reemplazarán las versiones de documentos más antiguas por las de fecha de modificación más reciente. Si añadimos nuevos documentos, sea cual sea su fecha de modificación, también deberían ser copiados en la carpeta "gemela", no como ocurre en las copias incrementales, en las que se pueden confundir los conceptos "nuevo documento, de reciente creación" con "nuevo documento en la carpeta, sin importar fecha de modificación".
Pero es al borrar algo en una de las carpetas cuando deberíamos poder elegir entre dos opciones: borrar también en la otra carpeta o dejar el archivo donde está. Esto último puede ser prudente en principio (podemos haber borrado por error), pero convertirse en un lío organizativo. En algunos casos se ofrecen soluciones simples, como mover esos archivos a la Papelera, donde aún podríamos recuperarlos.

SINCRONIZACIÓN UNIDIRECCIONAL
Si trabajamos y hacemos modificaciones sólo en determinados discos o carpetas, y la copia de seguridad va a ser precisamente esto: (copia), lo habitual es que la sincronización se haga de tal manera que predomine el contenido del "origen" sobre el "destino". En este caso, si creamos o modificamos documentos ya existentes en origen, se copiaran los nuevos documentos en la carpeta de destino y las versiones de documentos antiguas ubicadas en ésta serán reemplazadas por las versiones más nuevas. Si añadimos nuevos documentos en la carpeta o disco de origen (independientemente de su fecha de modificación) serán copiados también en la carpeta de destino. Y volvemos al peliagudo tema de "borrar": qué hacer en la carpeta de destino si hemos borrado documentos en la carpeta de origen; ¿los borramos también?. Lo habitual es que se seleccione esta opción si existe. De lo contrario, la carpeta de copia iría creciendo en volumen de datos a base de "basurilla", convirtiéndose con el tiempo en un pequeño caos. Pero... ¿y si borro algo por error, o guardo cambios en un documento no debiendo haberlo hecho? Si nos preocupa esta eventualidad, lo mejor es hacer lo que Tri-Backup llama "copia evolutiva".

COPIA "EVOLUTIVA"
En principio, una copia "evolutiva" es una sincronización unidireccional: si creamos o modificamos documentos ya existentes en origen, se copiaran los nuevos documentos en la carpeta de destino y las versiones de documentos antiguas ubicadas en ésta serán reemplazadas por las versiones más nuevas. Si añadimos nuevos documentos en la carpeta o disco de origen (independientemente de su fecha de modificación) serán copiados también en la carpeta de destino. Pero lo gran diferencia es que Tri-Backup, en nuestro caso, guardará "por si acaso" los documentos borrados en origen y las versiones "antiguas" de los documentos modificados en origen.
Estos archivos son guardados en unas carpetas especiales creadas en cada backup en cada una de las carpetas en las que ha habido modificaciones. Por defecto estas carpetas, cuyo nombre contiene la fecha y hora de la copia, son invisibles, pero en "opciones" podemos definir que sean visibles.
Muy bien, Tri-Backup evita el caos y mantiene estos documentos separados del resto y organizados por carpetas, pero ¿qué pasa con el espacio de disco que utilizan y que se va a ir incrementando constantemente? En primer lugar podemos decidir al configurar la copia, durante cuánto tiempo queremos que sean guardados esos archivos "borrados" y el número de "versiones" de los documentos modificados. Superados esos valores, los documentos serán eliminados definitivamente y de forma automática. En segundo lugar, Tri-Backup dispone de una opción o herramienta que nos permite localizar todas las "carpetas evolutivas" y borrarlas todas si nos estamos quedando sin espacio en disco, o sólo las que superen cierta antigüedad.

Tri-Backup no es la única utilidad que copia, sincroniza o hace "copias evolutivas", pero es la única que conozco que nos permite hacer muchos diferentes tipos de copias, entre diferentes discos y carpetas, en diferentes frecuencias y de modo "poco transparente", que lejos de ser algo negativo como ocurre en política o en finanzas, supone que vamos a poder ver fácilmente "el qué, el cuánto, el cómo, el dónde y el cuándo", y si algo falla, "el porqué".

viernes, 17 de abril de 2009

Archivar correo de Outlook con “Message Save”

Message Save es una utilidad que se añade a Outlook (aparece en éste como un nuevo botón) y que permite guardar los mensajes de correo de nuestras bandejas de Outlook como archivos independientes.

Las principales ventajas son:

Eliminamos correo de Outlook, aligerando la base de datos de éste y evitamos así que se corrompa. 

Podemos guardar un “archivo histórico” (por años, meses...) del correo “fuera de Outlook”, ya sea en un CD, un servidor, un disco externo, etc...

Los mensajes de correo así archivados pueden ser leídos directamente desde el medio en el que los hayamos guardado por cualquier ordenador, ya sea Mac, PC o Linux.

Los mensajes, aunque se guarden como “documentos sueltos”, quedan automáticamente ordenados y clasificados en carpetas con el nombre del remitente, destinatario o el nombre de las subcarpetas que hubiésemos creado en Outlook. Cada uno de los mensajes es renombrado con fecha, remitente, asunto, etc.


Instalación:


Message Save se instala fácilmente. Tras comprobar que Outlook está cerrado, hacemos doble clic sobre el instalador y seguiremos los pasos típicos: mensaje de bienvenida, aceptación de términos de licencia, e instalar en la carpeta de destino que aparece por defecto.




Antes de abrir Outlook, podemos crear en nuestro ordenador, en un disco externo o en un servidor, las carpetas en las que le indicaremos a Message Save dónde debe guardar los mensajes. Por ejemplo, la carpeta principal o “raíz” se llamaría “Archivo de Correo”, y dentro de ésta crearíamos una llamada “Recibidos” y otra llamada “Enviados”.


Ahora ya podemos abrir Outlook. Veremos que en la barra de herramientas, a la derecha, aparece el nuevo botón de Message Save:


Al hacer clic sobre éste por primera vez, aparecerá la ventana de registro, en la que deberemos introducir el nombre de usuario registrado y el número de serie de la licencia:





Aunque podemos pasar por alto la invitación a rellenar
un formulario de registro y haremos clic en “No”:


Archivando mensajes con Message Save.

Ahora ya podemos utilizar el programa. La ventana que aparece a principio sólo nos permite definir tres cosas:

Si queremos guardar sólo los mensajes que hayamos seleccionado previamente en la bandeja de Outlook (Save selected messages)

Si queremos guardar todos los mensajes de la bandeja seleccionada en Outlook (All messages in folder....). Si en esta bandeja hubiésemos creado subcarpetas, podemos marcar que también queremos que sea archivado el contenido de éstas (Include Subfolders).

Por último debemos definir la ruta de la carpeta de “archivo de correo” que habíamos creado previamente. O bien escribimos la ruta o pulsamos sobre Browse para buscarla. Si vamos a archivar correos recibidos, lógicamente buscaremos la subcarpeta de “Correo Recibido”


Pero si desplegamos el panel haciendo clic sobre el botón Options veremos más opciones:
- cómo queremos que se “autorenombren” los mensajes a archivar
- el tipo de formato de archivo que queremos utilizar (.msg, propio de Outlook, .eml, el más “standard”...)
- y qué queremos que haga Message Save con ellos al finalizar.


Si los mensajes son “recibidos”, lo habitual es que nos interese que en el nombre figure el nombre del remitente (Append Sender Name), la fecha de envío (Append Message Date), y que los mensajes queden clasificados por subcarpetas con el nombre del remitente (Subfolder Naming: Use Sender Name).

Pero si en la bandeja de correo hemos creado subcarpetas en base a nuestro propio criterio de archivo, lo adecuado sería que, en vez de subcarpetas con el nombre del remitente, se crearan carpetas con los mismos nombres que hemos utilizado en Outlook y se guardasen en éstas los mensajes correspondientes. En este caso marcaríamos la opción: Use Outlook Folder Name.

Para guardar los mensajes, podemos elegir el formato que aparece por defecto, .msg. Este formato es propio de Outlook y sólo puede ser leído por éste. Sin embargo, .eml es casi universal, y puede ser leído en cualquier PC con Windows con Outlook Express, Thunderbird, o el Windows Mail de Windows Vista, así como en un Mac con “Mail”, Entourage o Thunderbird, y en la mayoría de los clientes de correo que vienen con las diferentes distribuciones de Linux.
Además, son legibles tanto el “cuerpo del mensaje” como los documentos adjuntos que contuviere.

Microsoft, como es habitual en su política comercial, no permite sin embargo, que su cliente de correo “profesional” y “de pago” pueda leer el formato standard .eml, cosa que sí pueden hacen hacer los gratuitos Outlook y Windows Mail de la misma Microsoft.

Entre las últimas opciones de configuración está la de borrar automáticamente en Outlook los mensajes guardados. Sin embargo, muchos usuarios preferirán comprobar antes “que todo haya ido bien”.

Ya podemos pulsar el botón “Save”, y se iniciará e proceso de copia. Al finalizar nos mostrará un mensaje que nos indicará el número total de mensajes guardados:




Si abrimos la subcarpeta de “recibidos” veremos todas las nuevas carpetas que Message Save a creado con el nombre de los remitentes de los mensajes.


Si las abrimos, veremos en su interior los mensajes nombrados como habíamos previamente definido.


Pero, ¿qué ocurre si lo que guardamos son mensajes ENVIADOS? No sería lógico, en principio, que hagamos renombrar los mensajes con el nombre del remitente, ya que el remitente siempre será el mismo: nosotros. Sin embargo, puede tener sentido si tenemos configuradas más de una cuenta de correo y hemos enviado correo desde más de una y queramos archivar los mensajes por separado.

En cuanto a las subcarpetas, no tiene sentido elegir que use el “nombre del remitente” (Append Sender Name), ya que metería todo en una única carpeta con nuestro nombre. Por ello marcaríamos la opción de usar el nombre de los destinatarios (Use Recipient Names) o, como hemos visto antes, que sea usado el nombre de las subcarpetas de Outlook que pudiera haber (Use Outlook Folder Name)




Finalmente, hay que tener en cuenta que Message Save "lo tiene más difícil” cuando los destinatarios son más de uno. Si enviamos un mismo correo a Fulano y a Mengano, no guardará una copia en la carpeta correspondiente de cada uno de ellos, sino que creará una carpeta llamada “Fulano, Mengano”.

Sin embargo, si hacemos sucesivos “archivados de mensajes” desde Outlook en la misma carpeta de destino, Message Save utilizará las carpetas con nombre de remitente ya existentes, evitando duplicarlas.

viernes, 10 de abril de 2009

Mover el correo de Outlook a Mail ...gratis


Uno de los problemas de los usuarios que quieren pasar sus datos desde un PC con WIndows a un Mac es la exportación de los mensajes de correo desde Outlook al Mail de Apple.

Existen utilidades muy eficaces, como Outlook2Mac de "Little Machines", que por sólo 10 dólares no sólo exporta los mensajes de correo a Mail o a Entourage (salir de la sartén para caer en el fuego), sino también los contactos y el calendario; o el indispensable para los usuarios de Outlook, "Message Save" que por 50 dólares exporta y archiva eficazmente los mensajes como MSG, EML, MBOX, etc.... No son especialmente caros, pero también se puede hacer fácilmente usando Thunderbird, (el cliente de correo gratuito y multiplataforma) junto a una utilidad también gratuita llamada "Eudora Mailbox Cleaner".

Estos serían los pasos a seguir:

Buscamos y descargamos "Eudora Mailbox Cleaner". Podemos copiar el contenido de la imagen de disco descargada en el escritorio del Mac. Fijaros que en la imagen de disco aparece también una carpeta llamada "Tools", con dos o tres archivos: No perdáis de vista el llamado "Rebuild imported mailboxes (10.4.x/10.5.x).app"

Ahora vamos al ordenador con Windows y Outlook y descargáis e instaláis Thunderbird.

Ejecutamos Thunderbird (crear cuentas de correo no es estrictamente necesario).

En Thunderbird vamos al menú Herramientas y elegimos importar buzones. Al contrario que la versión para Mac, la versión de Thunderbird para Windows si que permite importar desde otros clientes de correo.

Cuando termine la importación y veamos en Thunderbird las carpetas de correo que teníamos creadas en Outlook, es conveniente ir abriéndolas, para comprobar que está todo y sobre todo para que se actualice el archivo correspondiente.

Hecha la comprobación, cerramos Thunderbird, y buscamos el directorio donde éste guarda los datos de correo:
C:\Documents and Settings\username\Application Data\Thunderbird\Profiles\PROFILExxxxxxxxxx\Mail\Local Folders
(donde he puesto xxxxxxxxxx aparece un código de cifras y letras)

Abriremos las carpetas de mensajes y veremos unos archivos que aparecen sin ninguna extensión. Estos archivos hay que hacerlos llegar al Mac, ya sea por red, con una pendrive, etc....

Ya en el Mac, arrastraremos los archivos sin extensión que nos hemos traído del PC sobre el icono de "Eudora MailBox Cleaner", que se abrirá automáticamente y nos ofrecerá la posibilidad de elegir entre dos orígenes de importación: Eudora y Thunderbird. Como es lógico seleccionaremos el segundo.

Esperaremos un ratito a que termine la importación de los datos. 

Abriremos Mail y deben aparecer una nueva carpeta llamada "Import", dentro de las cuales encontaremos unas subcarpetas correspondientes a las carpetas de Outlook (y luego Thunderbird) exportadas.

Si las abrís, veréis que están vacías. Es normal: falta "reconstruir" los buzones correspondientes. Normalmente la reconstrucción se haría desde el propio Mail seleccionando uno por uno los buzones vacíos y tras acudir al Menú "Buzón", seleccionar "Reconstruir Buzón".
Pero aquí entra el script que habíamos guardado al principio en el Escritorio llamado "Rebuild imported mailboxes (10.4.x/10.5.x).app".

Basta con ejecutar el script para que haga todo por nosotros.

Veremos finalmente cómo se ve el contenido de todos los buzones importados. Si lo preferimos, podemos mover su contenido a las bandejas propias de Mail (Entrada, Enviado...) y eliminar a continuación la carpeta "Import".

martes, 7 de abril de 2009

Como archivar correos de Mail.app con Mail Scripts

Independientemente del cliente de correo que usemos, llega un momento en el que nos planteamos la necesidad de archivar los miles de mensajes que hemos enviado y recibido durante varios años. Uno de los motivos es el miedo "a perder todo" si nuestro ordenador sufre algún tipo de accidente.

Entourage, por ejemplo,  empieza a dar problemas cuando su base de datos supera los 2GB, problema que hereda de su primo Outlook. Una de las causas es la decision de Microsoft de "meter todos los huevos en la misma cesta": mensajes, contactos, calendario, tareas, todo forma parte de una única base de datos, de un único archivo tan corruptible como un concejal de urbanismo (la solución que ofrecen es "archivar", es decir trocear esa base de datos, o sea usar más cestas).
Thunderbird es más prudente, y guarda los datos repartidos en infinidad de pequeños archivos.
Mail, incluido en Mac OS X hace algo parecido y es "bastante sufrido". He visto carpetas de Mail (.../Usuario/Libreria/Mail) de hasta 25GB, algo inimaginable en otros clientes de correo.

Si lo que nos preocupa es un súbito desastre que nos haga perder todo nuestra correspondencia, lo más fácil es hacer una copia de las carpetas en las que el cliente de correo guarda los datos, incluso con un simple "copiar y pegar". Pero todo esto es tema para otra entrada.

Pero en ocasiones puede ser muy interesante guardar nuestros mensajes "fuera de Mail", de forma que sean accesibles y legibles, tanto el mensaje como sus adjuntos, desde otro ordenador incluso, y leyéndolos de un disco externo, de un DVD u otro medio en el que lo hubiesemos archivado.

Desde luego, lo que resulta poco práctico es ir haciendo esto con los email uno a uno, mediante la opción de "Guardar como". Existen varias utilidades de pago para automatizar este trabajo. Tal vez la más eficaz sea MailSteward, aplicación que genera una base de datos capaz de almacenar cientos de miles de mensajes, y que permite localizar lo que busquemos de forma casi instantánea. Pero algunos usuarios tal vez no estarán dispuestos a pagar la licencia correspondiente (¿habéis calculado cuanto suman todas esas pequeñas utilidades que habeis instalado en vuestro ordenador?), y por otro lado creamos una dependencia de MailSteward para ver esos correos.
Las prestaciones de otras utilidades no justifican su precio en mi humilde opinión, teniendo en cuenta que Mailscripts hace eso -y muchas más cosas- y además gratis.

Mailscripts guarda todos los mensajes de la bandeja que le indiquemos como archivos independientes en formato RTFD. Estos archivos, que podemos abrir con TextEdit contendrán tanto el mensaje (con las cabeceras completas si así lo queremos) como sus adjuntos., renombrándolos de la forma que le indiquemos; por ejemplo: remitente-fecha-asunto. Con Spotlight podremos encontrar lo que busquemos entre los miles de documentos RTFD, ...y en cuestión de segundos.

¿No se os ha ocurrido nunca borrar la extension de un documento RTFD que contenga imágenes (o adjuntos si viene de un mensaje de correo)? Veréis que dicho documento se convierte "por arte de magia" en una carpeta, en cuyo interior encontraremos un documento de texto RTF ...y las imágenes sueltas). ¿Y qué ocurre si visualizamos desde un ordenador con Windows el documento .rtfd, aunque sea con extensión? Pues que lo vemos como la carpeta que en realidad es.

De esta forma conseguimos archivar correos que deseamos conservar pero que ocupan demasiado espacio en nuestro disco duro, pero los podemos grabar en un CD o en un servidor, y haciéndolos accesibles, clasificados por nombre-fecha-asunto, por cualquier ordenador, ya sea un Mac o un PC con Windows. Y además gratis.

MailScripts permite automatizar decenas de tareas en Mail.app y en la Libreta de Direcciones: Crear listas de correo, programar envíos, uso de diferentes servidores SMTP, eliminar mensajes duplicados, búsqueda avanzada de direcciones, etc.. pero como hemos visto, me centraré en el "archivado" de mensajes de correo.

USO DE MAIL SCRIPTS PARA ARCHIVAR MENSAJES:

Descargaremos la utilidad desde la página del desarrollador: El instalador ubicará el conjunto de scripts en una carpeta llamada "Mail Scripts", dentro de la carpeta "Aplicaciones", aunque podemos ponerla donde queramos.

Podemos correr los scripts haciendo clic directamente sobre ellos desde el Finder o desde el Menú de Scripts de la barra de menús. Si ésta no apareciera, iríamos a la Utilidad AppleScript (Aplicaciones/Applescript/Utilidad Applescript) para activar la opción.
Los nuevos scripts para Mail aparecerán al final del menú. No confundirlos con los Mail Scripts que vienen por defecto con el sistema:


Tras iniciar el script "Archive Messages" se nos mostrará la lista de los buzones. Elegiremos los que nos interesen marcando las casillas de verificación correspondientes. Si nos interesan todas, marcaremos la casilla "Select all".

A continuación se nos ofrecerán dos opciones: "Archive" o "Export". "Archive" se limita a mover los correos a un nuevo buzón renombrado con la fecha,


...así que elegiremos "Export", que es la opción que nos guarda los mensajes "fuera" de Mail.app:

"Selection Criteria" nos permite "filtrar" los mensajes por fechas, etiquetas, leídos o no, etc...


"Export Format" nos da a elegir entre formato MBOX (el formato standard de archivo de buzón de correo, que no nos interesa), "Text Files" o archivo de texto simple (que tampoco elegiremos) o el antes mencionado RTF (Rich Text Files) que si contiene adjuntos guardará como RTFD.
"Full Headers" hará que aparezcan las cabeceras completas de los mensajes. "Minimal Headers" hará que aparezca sólo lo esencial de éstas.
Con la casilla de verificación "Include Attachments" decidimos si incluimos los archivos adjuntos o no:


"Output Structure" permite exportar todo como un único archivo ("Export into Single File"; que parece poco práctico) o como "One File per Message", o sea, un archivo por mensaje.

El campo "File Name" es importante. Aquí definimos el criterio a seguir para nombrar cada archivo:
%f: es la cabecera "From", que define el nombre del remitente
%t: es la cabecera "To", o nombre del destinatario
%p:  determina Remitente o Destinatario (Remitente para mensajes recibidos, Destinatario para los enviados)
%s: es el Asunto (de Subject)
%d, %m, %M, %y, %Y representan la fecha.

La fecha aparece como día, mes y año:
Si escribimos: %m aparecerá el mes de forma numérica (05), pero si ponemos la "M" en mayúscula: %M veremos el nombre del mes (May)
Si usamos %y aparecerá el año con dos dígitos (08), pero en mayúscula: %Y veremos el año de cuatro dígitos (2008)

Se pueden variar las posiciones de los valores; de tal modo que aparezcan, por ejemplo, como Fecha-Remitente-Asunto o Remitente-Fecha-Asunto.
Así para que aparezcan los mensajes como:
 "Fulano-080712-EnvioFotos.rtfd" (Remitente-Fecha-Asunto),
pondremos: %f-%y%m%d-%s

Observad que he puesto la fecha en orden año-mes-dia, ya que así es más fácil listar los archivos.

En "Output Location" (Choose) elegimos dónde guardar la carpeta de mensajes archivados.

En "Archive Name" escribiremos el nombre que ha de tener la carpeta.

Cuando termine la "exportación" veremos los mensajes en la carpeta de destino listados de forma parecida a esta:



Si abrimos uno de los archivos RTFD veremos el mensaje con su cabecera completa (ya que así lo habíamos predeterminado, y el adjunto que contiene:


En un ordenador con Windows veríamos el RTFD como una carpeta, con el cuerpo del mensaje como un archivo de texto y los adjuntos como archivos "sueltos":