¿Podríamos gestionar los archivos del Finder como lo hacemos con las fotos en iPhoto o en Aperture? ¿Sería posible utilizar palabras clave o keywords, crear álbumes, álbumes inteligentes, etc…?
En cierto modo si es posible, de hecho el Mac OS X ya nos facilita las herramientas adecuadas: alias (accesos directos), Vista Rápida (Quick View) carpetas Inteligentes, Comentarios de Spotlight, Automator y recientemente las nuevas etiquetas de Mavericks. Sin embargo, muchos usuarios apenas las utilizan, incluso ignoran que existan.
Los alias (equivalentes a los accesos directos de Windows) son realmente útiles. Un alias es ítem que hace de enlace o referencia al archivo original. Si tenemos una película en la carpeta Videos, y disponemos de su alias en el Escritorio, basta con hacer doble clic sobre éste para que se abra el archivo original. Por supuesto, es posible crear varios alias y colocarlos en ubicaciones diferentes para acceder a los originales desde diferentes sitios. No solo evitamos así duplicar los archivos, sino que evitamos duplicar su peso en MB, ya que un alias suele pesar menos que una foto, video o documento complejo. Para crear el alias de un documento o carpeta solo hay que seleccionarlo, y usar el atajo de teclado comando + L, o bien hacer clic derecho sobre el y elegir Crear alias. Es posible seleccionar varios archivos y crear alias de todos ellos en un solo paso, para a continuación trasladarlos a la carpeta que queramos. De este modo esa carpeta vendría a ser un “album” con una selección de ítems referenciados a los archivos originales. Una diferencia importante con respecto a iPhoto es que en éste podemos arrastrar el contenido de un álbum a una carpeta del Finder de modo que se copien a ésta las fotos originales. Pero si arrastramos o copiamos un alias a una carpeta del Finder lo que se copia es simplemente el alias, no el original. Para conocer la ubicación del original de un alias usaremos el atajo de teclado comando + R o haremos clic derecho sobre el y elegiremos Mostrar original…
Sorprendentemente Vista Rápida es desconocida para muchos usuarios que ya tienen el Mac desde hace tiempo. Nos permite previsualizar -que no abrir- prácticamente cualquier archivo o documento seleccionándolo y pulsando la barra espaciadora, en muchos casos incluso aunque no dispongamos de la aplicación que lo creó. Si volvemos a pulsar la barra espaciadora la previsualización desaparece. También es posible añadir como botón Vista Rápida a la barra de herramientas de las carpetas del Finder (Visualización / Personalizar barra de herramientas…). Es ese botón con forma de ojo. Resulta especialmente cómodo elegir la visualización como lista, seleccionar un archivo, pulsar barra espaciadora y desplazarse rápidamente entre las previsualizaciones de los archivos de un listado utilizando las teclas cursoras o flechas arriba/abajo/izquierda/derecha. De este modo, podemos revisar en un momento las fotos de una carpeta, el contenido de Descargas, etc… Recordad que la combinación de teclas Comando + Suprimir traslada a la Papelera el archivo seleccionado, es decir, el que estamos previsualizando en ese momento, lo cual es un método rápido para “hacer limpieza”.
Las carpetas inteligentes permiten hacer búsquedas de archivos o documentos en función de diferentes criterios, pero con la ventaja de que esos criterios de búsqueda pueden ser guardados, aunque los resultados se irán actualizando de forma automática. En este caso funcionan de forma similar a los álbumes inteligentes de iPhoto o Aperture. Podemos por ejemplo, crear una carpeta inteligente que muestre juntos (sin moverlos de allí donde esté cada uno) todos los documentos PDF guardados en un rango de fechas concretas y que contengan la palabra “seguro”.
Las carpetas inteligentes muestran resultados en base al contenido, tipo de archivo y toda una serie de metadatos. Pero estoy seguro de que muchos no habéis visto todos los criterios de búsqueda que podemos utilizar y os sorprenderéis si en el menú desplegable correspondiente elegís “Otro…”
No olvidéis que haciendo clic en el “más” se pueden añadir y combinar criterios de búsqueda que filtren cada vez más los resultados a obtener. Las carpetas inteligentes que vayamos creando pueden ser guardadas en el Escritorio o carpeta que queramos, pero veréis que existe la opción de añadirlas a la barra lateral de las carpetas del Finder.
Los comentarios de Spotlight son algunos de los metadatos utilísimos que pueden buscar las carpetas inteligentes. Si seleccionamos un archivo o carpeta y usamos el atajo de teclado comando + I (o hacemos clic derecho sobre el) aparece la ventana de información de ese ítem. Veremos un campo llamado “Comentarios”, que podemos rellenar con descripciones o palabras clave que tanto Spotlight como una carpeta inteligente pueden reconocer. Imaginad lo útil que pueden ser palabras clave como Pepe Pérez, finalizado, pendiente, retocar, revisado, a imprimir, archivar, etc… especialmente en el flujo de trabajo de un estudio u oficina.
Es cierto que añadir estos datos a los archivos uno a uno es poco práctico, pero por ello en una entrada anterior explicaba cómo añadir a nuestro Mac (usando Automator) la capacidad de asignar “palabras clave” a varios archivos a la vez con dos clics. Las ventajas de este método sobre las nuevas etiquetas de Mavericks son su “retrocompatibilidad” con versiones anteriores de Mac OS X, y que no estamos limitados únicamente a tres etiquetas por archivo.
Las nuevas etiquetas de color que aparecen en Mac OS X desde Mavericks son sin embargo, muy fáciles de usar, y para mi su mayor ventaja es la posibilidad de añadir etiquetas directamente desde el cuadro de diálogo que aparece al guardar un nuevo documento. Doy por hecho que ya habréis visto que en las Preferencias del Finder podemos renombrar, eliminar y elegir el color de las etiquetas.
Como veis, combinando estos métodos podemos visualizar, clasificar y encontrar archivos de una forma más eficaz que utilizar solamente una estructura jerárquica de carpetas para ordenar y clasificar nuestros archivos.
