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Si queremos que el contenido de dos carpetas con centenares o miles de documentos o fotos sea siempre idéntico es necesario utilizar una aplicación de sincronización de carpetas como Smart Sync.
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La frase: “hay dos tipos de usuarios, los que han perdido datos y los que los van a perder”, está ya muy manida, aunque yo prefiero verlo como: “hay dos tipos de usuarios, los que no hacen copia de seguridad y van a perder datos con absoluta certeza, y los que si que hacen copia de sus datos… y tienen muchas menos probabilidades de perderlos”.
Usar Time Machine en un Mac es ya obligatorio, y todos debiéramos conectar un disco duro externo al final de aquellas jornadas en las que añadamos o modifiquemos documentos o fotos.
No olvidemos que los datos se pueden perder por “fallo mecánico” o por error humano, siendo esto último lo más habitual.
Uno puede tener sus fotos en iCloud, pero si borra algo por error y no se da cuenta antes de un mes, puede dar esas fotos por perdidas si Time Machine no ha podido hacer copia de la fototeca de Fotos y ésta no está configurada para que guarde en el ordenador las fotos originales y no las optimizadas.
La gran ventaja de Time Machine, además de su casi nula configuración y funcionamiento automático, es que permite recuperar archivos borrados tiempo atrás.
Clonar el disco duro entero del Mac utilizando aplicaciones como Carbon Copy Cloner, SuperDuper, Tri-Backup u otros, supone hacer una copia exacta de todo ese disco. Tan exacta, que podemos incluso iniciar el ordenador desde ella y seguir trabajando en caso de que el disco duro interno de problemas. Es por esto que utilizo SuperDuper desde hace muchos años como sistema de backup complementario.
Pero Time Machine está pensado para hacer copia de todo el disco duro interno y de otros discos conectados al Mac (aunque podemos excluir determinadas carpetas) y las aplicaciones de clonado, por defecto también copian discos duros enteros. Y en ocasiones, lo que queremos es copiar sólo el contenido de una determinada carpeta en otra carpeta concreta dentro de un disco externo.
Por ejemplo, queremos mantener actualizada sólo la copia de la carpeta con fotos que hacemos en un disco externo, pendrive, servicio en la nube, en un NAS, o en otro ordenador. Querríamos que las fotos y carpetas que añadamos se copien automáticamente sin necesidad de comprobar qué hemos copiado ya y qué no.
O queremos mantener idénticas una carpeta del Mac y su copia en un pendrive que llevamos habitualmente con nosotros. Y que ambas carpetas se sincronicen bidireccionalmente, y que lo que añadamos o editemos en una se copie en la otra y con la versión más reciente.
En estos casos lo que queremos es un software que sólo sincronice carpetas, en mi caso algo sencillo y fácil de configurar. Entre Tri-Backup, que he usado muchos años y permite hacerlo TODO (clonados, copias incrementales y evolutivas, en servidores remotos…) y el Smart Sync que uso ahora por su sencillez, hay por supuesto un gran abanico de opciones.
Sincronizar bidireccionalmente dos carpetas de forma que ambas queden idénticas independientemente de en cuál añada o modifique algo. Y si borro algo en una, se borra también en la otra. Esto lo hago para mantener actualizados un pendrive que suelo llevar encima (encriptado, por supuesto) y su correspondiente carpeta en el Mac.
Actualizar la copia de la carpeta y subcarpetas con fotos que hago regularmente en un el disco duro de otro ordenador. En este caso no sincronizo en ambos sentidos. Una vez copiado todo el contenido de la carpeta A (“la principal”) en la carpeta B, en las siguientes copias sólo se añaden las nuevas fotos y carpetas, pero si he borrado algo en A no se borra en B, por si hubiese sido por error. No me importa que en la carpeta B queden fotos o carpetas innecesarias, esa carpeta es una copia de seguridad, no la carpeta que uso para buscar y visualizar mis fotos con Lyn (del que ya hablaré más adelante).
Ver, antes de efectuarse la copia, qué se va a copiar (o eliminar si fuera el caso).
En las capturas de pantalla se puede ver cómo funciona Smart Sync y cómo puede ser configurado. (Para ver las capturas a un tamaño mayor, haced clic sobre ellas.)
Smart Sync permite ir añadiendo (+) parejas de carpetas en la barra lateral. Podemos arrastrar los iconos de la carpeta de origen (A) y de destino (B) o hacer clic más arriba para navegar hasta ellas.
Antes que nada, escaneará o indexará el contenido de ambas carpetas buscando diferencias en el contenido: archivos o carpetas coincidentes, con diferente fecha de modificación, o que faltan en un lado.
Si encuentra alguna diferencia entre ambas carpetas nos lo indicará con los iconos correspondientes (1) y (2).
El icono (1) nos indica que es necesario copiar de izquierda a derecha; el icono (2) nos dice que será necesario eliminar una carpeta a la derecha que ya no existe en la izquierda.
En las opciones de sincronización (1) nos da la opción de hacerlo según la configuración establecida (2).
Las otras opciones son: sincronizar en ambos sentidos (copiando lo necesario hasta que el contenido sea igual en ambas carpetas), copiar hacia la derecha ("manda" la carpeta izquierda), o copiar hacia la izquierda ("manda" la carpeta derecha).
En la configuración mas avanzada partimos de tres supuestos y elegimos qué queremos que ocurra:
1.- Hay archivos o carpetas que sólo existen en la carpeta izquierda:
- copiamos hacia la derecha
- no hacemos nada
- los borramos
2.- Hay archivos o carpetas que sólo existen en la carpeta derecha:
- copiamos hacia la izquierda
- no hacemos nada
- los borramos
3.- Hay archivos o carpetas que existen en ambas carpetas pero son diferentes:
a) Los de la izquierda son más recientes:
- reemplazamos los de la derecha con los de la izquierda
- reemplazamos los de la izquierda con los de la derecha
- no hacemos nada
b) Los de la derecha son más recientes:
- reemplazamos los de la derecha con los de la izquierda
- reemplazamos los de la izquierda con los de la derecha
- no hacemos nada
