A pesar de que Automator viene incluido en Mac OS X desde la versión 10.4 o "Tiger", la mayoría de usuarios desconocen su utilidad o incluso su existencia, y es una lástima, ya su potencial es enorme.
Automator permite automatizar ciertas tareas o funciones en nuestro Mac y crear "workflows" o flujos de trabajo.
Dicho de modo sencillo: podemos "programar" …sin saber programar. Por ejemplo, podríamos crear nosotros mismos una aplicación que busque fotos, cambie su tamaño a unas dimensiones que predefinamos y las renombre y numere según el criterio que queramos. Estas fotos las podría añadir automáticamente a un mensaje de correo. Pero también podemos automatizar ciertas acciones de iTunes, iPhoto, o copiar y mover archivos, renombrarlos, conectar con servidores, capturar video, gestionar URLs, etc. Las posibilidades son casi infinitas.
A algunos "les sonará el concepto" por haber utilizado los macros de Word. Automator, sin embargo, no trabaja dentro de una aplicación sino con el sistema operativo, e interactúa con diferentes aplicaciones y utilidades. Tampoco es comparable con VisualBasic de Windows, entre otras cosas porque Automator es mucho más sencillo de utilizar (¿Maaass…? dirá algún "geek pecero").
Por supuesto, debemos seguir cierta lógica, y no podemos por ejemplo combinar acciones del tipo "Añadir fotos al álbum" ("categoría fotos") y encadenarla a una acción del tipo "texto".
Cada acción o eslabón de la cadena, Requiere por tanto ciertas condiciones, de tal modo que ante una determinada Entrada pueda ofrecer un Resultado. Este Resultado puede ser pasado a la acción siguiente, que a su vez puede pasarlo a otra, creándose el flujo que mencionábamos antes.
Lo mejor es experimentar con carpetas y archivos creados ex-profeso para ello (no vayamos a dañar o eliminar documentos de trabajo), y tras algunos intentos de prueba y error, y algo de lógica, acabaremos entendiendo "la filosofía" del asunto. Esto nos permitirá empezar a automatizar tediosos procesos que antes hacíamos manualmente, y veremos que nuestro Mac es capaz de hacer mucho más de lo que creíamos. Y para algunos, lo más tentador: llegar a casa de un amigo y decirle: "Mira, te he traído un programita que he hecho yo, que sirve para…."
Veamos un ejemplo:
vamos a crear un flujo de trabajo que nos permita seleccionar diferentes archivos y carpetas para trasladarlos automáticamente a una carpeta concreta. Puesto que se trata de trabajar con archivos y carpetas seleccionaremos en la Biblioteca de acciones de Automator "Solicitar ítems del Finder" y lo arrastraremos al panel de la derecha. Puesto que una vez seleccionados, queremos moverlos a una carpeta, elegiremos ahora en la Bliblioteca la acción "Trasladar ítems del Finder". Arrastraremos también esta acción al panel derecho. Veremos que en la parte inferior del panel de la primera acción hay una flecha o punta que encaja con el panel de la siguiente acción. Esto indica que Automator "ve posible" encadenar estas dos acciones y crear un flujo entre las dos.
vamos a crear un flujo de trabajo que nos permita seleccionar diferentes archivos y carpetas para trasladarlos automáticamente a una carpeta concreta. Puesto que se trata de trabajar con archivos y carpetas seleccionaremos en la Biblioteca de acciones de Automator "Solicitar ítems del Finder" y lo arrastraremos al panel de la derecha. Puesto que una vez seleccionados, queremos moverlos a una carpeta, elegiremos ahora en la Bliblioteca la acción "Trasladar ítems del Finder". Arrastraremos también esta acción al panel derecho. Veremos que en la parte inferior del panel de la primera acción hay una flecha o punta que encaja con el panel de la siguiente acción. Esto indica que Automator "ve posible" encadenar estas dos acciones y crear un flujo entre las dos.
En el segundo panel "Trasladar ítems del Finder" seleccionaríamos la carpeta de destino que habríamos creado previamente.
El botón "Ejecutar" (arriba; derecha) nos permite ejecutar el flujo para "testear" su funcionamiento aunque no hayamos guardado aún nada.
El botón "Paso", ejecuta las acciones de una en una, paso a paso. Es posible que encadenemos acciones erróneamente, o que las opciones de éstas estén mal definidas. En este caso obtendremos mensajes de error o de advertencia.
Si pulsamos el botón "Ejecutar" veremos cómo se nos solicita que seleccionemos los ítems a guardar y como éstos son trasladados automáticamente a la carpeta predefinida. Pero si en la segunda acción activamos la casilla "Mostrar esta acción al ejecutar el flujo", cuando volvamos a ejecutar éste aparecerá una ventana que nos ofrece la opción de elegir otra ruta de destino. El uso de esta casilla puede ser muy interesante en ciertos flujos de Automator.
Podemos crear una variante
que, de forma completamente automática, seleccione todo el contenido de una carpeta ("origen") y lo traslade a otra ("destino"). Esto serviría, por ejemplo, para seleccionar todos los archivos y carpetas sueltos que tenemos en el Escritorio y meterlos en una carpeta que ya hayamos creado.
que, de forma completamente automática, seleccione todo el contenido de una carpeta ("origen") y lo traslade a otra ("destino"). Esto serviría, por ejemplo, para seleccionar todos los archivos y carpetas sueltos que tenemos en el Escritorio y meterlos en una carpeta que ya hayamos creado.
"Obtener los ítems del Finder especificados", y en el botón "Añadir…" seleccionaríamos el Escritorio.
Una vez definida la carpeta, para seleccionar todo el contenido de ésta arrastraríamos la acción:
"Obtener contenido de la carpeta". Este contenido quedará disponible para la siguiente acción:
"Trasladar ítems del Finder", en el que especificaríamos cuál es la carpeta de destino.
¿Y si quisiéramos que sólo trasladase a la carpeta "de destino" los documentos que hemos creado hoy? En este caso insertaríamos entre "Obtener contenido de la carpeta" y "Trasladar ítems del Finder" el flujo
"Filtrar ítems del Finder". Aquí especificaríamos que buscara solamente los archivos en los que la "Última modificación" "es hoy".
Podría ser muy interesante que, en vez de mover los archivos a una carpeta, los copiara en otra, dentro de un llavero USB o disco externo. Sólo tendríamos que reemplazar el flujo "Trasladar ítems del Finder" por:
"Copiar ítems del Finder", pudiendo ser conveniente en este caso activar la casilla "Mostrar esta acción al ejecutar el flujo" para que nos permitiese seleccionar otra carpeta de destino diferente, y decidir si queremos reemplazar los archivos ya existentes.
Si no hubiésemos creado previamente la carpeta de destino dentro del llavero USB, podríamos sustituir la última acción ("Trasladar ítems del Finder") por "Carpeta nueva". Esta acción crea automáticamente una carpeta nueva y copia en ella los ítems derivados de la acción anterior.
Automator nos permite renombrar automática y simultáneamente varios archivos y carpetas, sin necesidad de recurrir para ellos a utilidades de terceras partes. Sería tan sencillo como utilizar de nuevo la acción
"Solicitar ítems del Finder" en la podemos elegir en el menú "Tipo" la opción "Archivos y carpetas" y debemos activar la casilla de verificación "Permitir selección múltiple". A continuación sólo hay que "derivar" el resultado a la siguiente acción:
"Añadir fecha u hora a los nombres de los ítems del Finder". Recordemos activar la casilla "Mostrar esta acción al ejecutar el flujo".
Los ejemplos anteriores ya nos hacen intuir el potencial de Automator para trabajar con archivos y carpetas. pero ya habréis visto en la "Biblioteca", y ya hemos comentado al principio, la enorme variedad de acciones existentes para las aplicaciones de Apple, como Música e iTunes, Fotos e iPhoto, correo y Mail, PDFs, etc… y que también podemos programar copias de seguridad, controlar las grabaciones de la webcam, las presentaciones… Tampoco se os habrán escapado las posibilidades que ofrece integrar todo esto con el Calendario.
Por si fuera poco, hay cada vez más aplicaciones de terceras partes compatibles con Automator, como Microsoft Office, Graphic Converter y otras.
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