Message Save es una utilidad que se añade a Outlook (aparece en éste como un nuevo botón) y que permite guardar los mensajes de correo de nuestras bandejas de Outlook como archivos independientes.
Las principales ventajas son:
Eliminamos correo de Outlook, aligerando la base de datos de éste y evitamos así que se corrompa.
Podemos guardar un “archivo histórico” (por años, meses...) del correo “fuera de Outlook”, ya sea en un CD, un servidor, un disco externo, etc...
Los mensajes de correo así archivados pueden ser leídos directamente desde el medio en el que los hayamos guardado por cualquier ordenador, ya sea Mac, PC o Linux.
Los mensajes, aunque se guarden como “documentos sueltos”, quedan automáticamente ordenados y clasificados en carpetas con el nombre del remitente, destinatario o el nombre de las subcarpetas que hubiésemos creado en Outlook. Cada uno de los mensajes es renombrado con fecha, remitente, asunto, etc.
Instalación:
Message Save se instala fácilmente. Tras comprobar que Outlook está cerrado, hacemos doble clic sobre el instalador y seguiremos los pasos típicos: mensaje de bienvenida, aceptación de términos de licencia, e instalar en la carpeta de destino que aparece por defecto.
Antes de abrir Outlook, podemos crear en nuestro ordenador, en un disco externo o en un servidor, las carpetas en las que le indicaremos a Message Save dónde debe guardar los mensajes. Por ejemplo, la carpeta principal o “raíz” se llamaría “Archivo de Correo”, y dentro de ésta crearíamos una llamada “Recibidos” y otra llamada “Enviados”.
Ahora ya podemos abrir Outlook. Veremos que en la barra de herramientas, a la derecha, aparece el nuevo botón de Message Save:
Al hacer clic sobre éste por primera vez, aparecerá la ventana de registro, en la que deberemos introducir el nombre de usuario registrado y el número de serie de la licencia:
Aunque podemos pasar por alto la invitación a rellenar
un formulario de registro y haremos clic en “No”:
Archivando mensajes con Message Save.
Ahora ya podemos utilizar el programa. La ventana que aparece a principio sólo nos permite definir tres cosas:
Si queremos guardar sólo los mensajes que hayamos seleccionado previamente en la bandeja de Outlook (Save selected messages)
Si queremos guardar todos los mensajes de la bandeja seleccionada en Outlook (All messages in folder....). Si en esta bandeja hubiésemos creado subcarpetas, podemos marcar que también queremos que sea archivado el contenido de éstas (Include Subfolders).
Por último debemos definir la ruta de la carpeta de “archivo de correo” que habíamos creado previamente. O bien escribimos la ruta o pulsamos sobre Browse para buscarla. Si vamos a archivar correos recibidos, lógicamente buscaremos la subcarpeta de “Correo Recibido”
Pero si desplegamos el panel haciendo clic sobre el botón Options veremos más opciones:
- cómo queremos que se “autorenombren” los mensajes a archivar
- el tipo de formato de archivo que queremos utilizar (.msg, propio de Outlook, .eml, el más “standard”...)
- y qué queremos que haga Message Save con ellos al finalizar.
Si los mensajes son “recibidos”, lo habitual es que nos interese que en el nombre figure el nombre del remitente (Append Sender Name), la fecha de envío (Append Message Date), y que los mensajes queden clasificados por subcarpetas con el nombre del remitente (Subfolder Naming: Use Sender Name).
Pero si en la bandeja de correo hemos creado subcarpetas en base a nuestro propio criterio de archivo, lo adecuado sería que, en vez de subcarpetas con el nombre del remitente, se crearan carpetas con los mismos nombres que hemos utilizado en Outlook y se guardasen en éstas los mensajes correspondientes. En este caso marcaríamos la opción: Use Outlook Folder Name.
Para guardar los mensajes, podemos elegir el formato que aparece por defecto, .msg. Este formato es propio de Outlook y sólo puede ser leído por éste. Sin embargo, .eml es casi universal, y puede ser leído en cualquier PC con Windows con Outlook Express, Thunderbird, o el Windows Mail de Windows Vista, así como en un Mac con “Mail”, Entourage o Thunderbird, y en la mayoría de los clientes de correo que vienen con las diferentes distribuciones de Linux.
Además, son legibles tanto el “cuerpo del mensaje” como los documentos adjuntos que contuviere.
Microsoft, como es habitual en su política comercial, no permite sin embargo, que su cliente de correo “profesional” y “de pago” pueda leer el formato standard .eml, cosa que sí pueden hacen hacer los gratuitos Outlook y Windows Mail de la misma Microsoft.
Entre las últimas opciones de configuración está la de borrar automáticamente en Outlook los mensajes guardados. Sin embargo, muchos usuarios preferirán comprobar antes “que todo haya ido bien”.
Ya podemos pulsar el botón “Save”, y se iniciará e proceso de copia. Al finalizar nos mostrará un mensaje que nos indicará el número total de mensajes guardados:
Si abrimos la subcarpeta de “recibidos” veremos todas las nuevas carpetas que Message Save a creado con el nombre de los remitentes de los mensajes.
Si las abrimos, veremos en su interior los mensajes nombrados como habíamos previamente definido.
Pero, ¿qué ocurre si lo que guardamos son mensajes ENVIADOS? No sería lógico, en principio, que hagamos renombrar los mensajes con el nombre del remitente, ya que el remitente siempre será el mismo: nosotros. Sin embargo, puede tener sentido si tenemos configuradas más de una cuenta de correo y hemos enviado correo desde más de una y queramos archivar los mensajes por separado.
En cuanto a las subcarpetas, no tiene sentido elegir que use el “nombre del remitente” (Append Sender Name), ya que metería todo en una única carpeta con nuestro nombre. Por ello marcaríamos la opción de usar el nombre de los destinatarios (Use Recipient Names) o, como hemos visto antes, que sea usado el nombre de las subcarpetas de Outlook que pudiera haber (Use Outlook Folder Name)
Finalmente, hay que tener en cuenta que Message Save "lo tiene más difícil” cuando los destinatarios son más de uno. Si enviamos un mismo correo a Fulano y a Mengano, no guardará una copia en la carpeta correspondiente de cada uno de ellos, sino que creará una carpeta llamada “Fulano, Mengano”.
Sin embargo, si hacemos sucesivos “archivados de mensajes” desde Outlook en la misma carpeta de destino, Message Save utilizará las carpetas con nombre de remitente ya existentes, evitando duplicarlas.
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