Qué es un "backup" y porqué he elegido Tri-Backup

INTRODUCCIÓN

Los usuarios de Mac OS X disponen sólo de un par de docenas de utilidades destacables para hacer copias de seguridad. La mayoría son simples utilidades para sincronizar dos carpetas, o bien para "clonar" el disco entero. Mi elección a sido Tri-Backup, utilidad que utilizo desde hace años en diferentes ordenadores, por su versatilidad, fiabilidad y relación calidad-precio. Los usuarios de Leopard pueden limitarse a usar el espectacular Time Machine para uso doméstico, pero en muchos casos éste se queda corto.

Voy a intentar explicar qué es una copia de seguridad, qué espero que haga una utilidad para hacer copias de seguridad o "de backup" y qué es capaz de hacer Tri-Backup.

QUÉ ES UNA COPIA DE SEGURIDAD O "BACKUP"

Ante todo: una copia de seguridad lo es porque "es copia", no "por estar en un sitio muy seguro". La cosa es evidente: disponer de un duplicado de nuestros documentos y archivos "por lo que pudiera pasar". Este duplicado puede ser, incluso de todo el disco duro. Si la copia de éste es exacta, archivo a archivo y byte a byte, y permite incluso que utilicemos la copia para arrancar nuestro ordenador se suele llamar "clon" del disco o copia "booteable" (del inglés "boot"; iniciar).

PORQUÉ HACER COPIA DE SEGURIDAD

Como se suele decir: hay dos clases de usuarios: los que han perdido datos y los que los van a perder. ¿Causas? Robo, incendio o catástrofes varias, error humano, fallo de hardware... las dos últimas son las más frecuentes, aunque más de uno ha olvidado el portátil en el taxi. en cuanto a error humano, digamos que es inevitable ("lo he borrado sin darme cuenta", "he guardado cambios sin querer", etc...) En cuanto a hardware, podemos decir algo parecido a lo de antes: hay dos clases de discos duros, los que han fallado y los que van a fallar. Lo que no se sabe es si va a ser ahora luego, o dentro de un año.

TIPOS DE BACKUP

Muchas utilidades de backup (la integrada en Windows -los BKF-, Retrospect, etc...) crean en el disco, cinta o unidad óptica unos "repositorios" o paquetes de datos con los archivos copiados. Si queremos recuperar un documento solo podremos hacerlo mediante la misma utilidad de backup, en un proceso a veces poco intuitivo. Al menos en teoría, la ventajas son la velocidad de escritura y que suelen utilizar alguna forma de compresíon para ocupar el menor espacio posible.

Otras utilidades, como Tri-Backup, copian toda la estructura de carpetas y archivos del disco o carpeta original, recreando ésta en la ubicación de destino, de modo que se pueden ver y abrir directamente los documentos copiados. Se puede elegir la opción de compresión, pero esto ralentiza el proceso.

DÓNDE COPIAR

Sobre todo, fuera del disco duro en el que se encuentren los originales, o sea, "nunca guardar todos los huevos en la misma cesta". Podemos usar un disco duro externo, un disco de red, DVDs, etc... Si disponemos de dos ordenadores, podemos incluso hacer "una copia cruzada" de los datos más importantes de cada uno de ellos en el otro ordenador. Si queremos crear un "archivo histórico" de nuestros archivos (documentos, fotos...) en CD o DVD, tendremos una colección de discos etiquetados con la fecha de la copia y contenido. Esto no debemos descartarlo, ya que siempre es recomendable disponer de más de una copia de nuestra documentación más valiosa.

Por último, hay utilidades, como Tri-Backup, que permiten utilizar FTP para guardar los datos en un servidor remoto.

PROGRAMACIÓN

Es incómodo e inseguro estar pendiente de hacer copias frecuentemente. Con algunas utilidades podemos automatizar el proceso, evitando "tener que acordarnos de hacer la copia". Sin embargo, en algunos casos las opciones se limitan a elegir una hora del día, mientras que otras permiten definir frecuencias (cada tantas horas, días, meses...) determinadas horas del mismo dia (a las 09.30, 14.00, 23.55...), determinados días de la semana (los lunes, miércoles, viernes...) o en base a eventos del sistema (al iniciar o apagar el ordenador, cuando éste está inactivo...). Tri-Backup permite elegir cualquiera de estas opciones y de forma diferente para cada tipo de copia. Además puede "encadenar acciones" o hacer que al terminar una copia se inicie la siguiente.

NÚMERO DE ARCHIVOS Y FRECUENCIA

Hacer copia con mucha frecuencia es recomendable. Es fácil que haya carpetas que estén sufriendo constantes modificaciones, con lo cual, hacer un backup cada pocas horas, incluso cada hora, puede ser recomendable. Sin embargo hay que considerar cuánto se tarda en hacer esa copia. Si es un disco duro o una carpeta con miles de archivos puede tardar horas. Sería absurdo, por tanto, programar una copia "cada hora". Es por esto que Tri-Backup nos permite, por ejemplo, seleccionar mediante FILTROS, sólo ciertas carpetas, o archivos de determinado tamaño máximo, o únicamente de determinado tipo.

"LOGS" O REPORTES DE COPIA

Confiar simplemente en que todo esté funcionando bien es arriesgado. Los logs o reportes de actividad que crean algunas utilidades de copia nos permiten saber si la copia se ha hecho o no, si han surgido errores, y en ese caso qué documentos se han visto afectados, etc... Algunas utilidades de backup, como Tri-Backup pueden incluso enviarnos el reporte por correo electrónico. Es más, la última versión del software nos permite gestionar la aplicación de forma remota.

EL CASO ESPECIAL DE TIME MACHINE

El Time Machine incluido en la versión Leopard de MAC OS X es fantástico en lo que respecta a su interfaz gráfica y en lo que se refiere al diseño interno y no visible. Por un lado "funciona solo", por otro, cuando el usuario desea recuperar un documento perdido consigue crear un efecto de "viaje en el tiempo" espectacular, aunque un pelín hortera. Para muchos usuarios domésticos es suficiente y sirve para presumir de Mac ante las visitas, que si son usuarios de Windows suelen quedar boquiabiertas.

Sin embargo, Time Machine es muy transparente cuando todo va bien y bastante opaco cuando algo falla. Si durante las copias realizadas no ha habido incidencias no nos enteremos de nada, lo cual ni es bueno ni malo. Pero si ha habido errores de copia obtenemos un mensaje de error indeterminado. Averiguar qué ha ocurrido recurriendo a la Consola de Mac OS X no es precisamente lo mas indicado para el perfil de usuario al que va dirigido Time Machine. Ha tenido que ser una utilidad de terceros (Time Machine Error Logger) la que nos haga un poco mas fácil entender los crípticos mensajes de la consola. Como mínimo, Mac OS X debiera mostrar un simple mensaje del tipo de: "La copia de los archivos Fulano y Mengano no se ha podido realizar. La copia del resto de archivos se ha completado con éxito".

Por otro lado Time Machine copia por defecto el contenido de todos los discos duros conectados al ordenador en un único disco duro (o partición) conectado también directamente al ordenador, o a una Time Capsule, el disco de red de Apple. Como mucho, podemos excluir de la copia determinados discos duros y carpetas, y recurriendo a ciertos truquillos hacer que la copia se pueda realizar en discos de red o carpetas compartidas en las que normalmente no lo haría. Pero lo peor, desde mi punto de vista, es que el destino de la copia es siempre uno, siendo necesario por tanto que tenga una capacidad enorme, y por otro lado no se pueden "emparejar" carpetas. Es decir, no es posible decirle a Time Machine que copie la "carpeta A" en el "disco 1", y la "carpeta B" en el "disco 2".

HACIENDO BACKUP

CLONADO

Como hemos comentado ya al principio, si hacemos una copia integra y exacta de todo el disco duro, archivo a archivo y byte a byte, podremos utilizar la copia para arrancar nuestro ordenador en caso de problemas. Para realizar este "clon" del disco de arranque o copia "booteable" (del inglés "boot"; iniciar) podemos utilizar el gratuito Carbon Copy Cloner, el "shareware" SuperDuper o utilidades de backup como Tri-Backup. Hacer "un clon" cada mes no es mala idea. Pero hacer una copia del contenido íntegro del disco todos los días puede ser excesivo. La copia puede tardar incluso un par de horas en realizarse si el disco es grande y con muchos archivos. Podríamos dejar el ordenador encendido antes de ir a dormir, pero es más lógico hacer backup sólo de las carpetas y archivos que sufren modificaciones frecuentes.

COPIA

¿Copia? ¿Para que necesito yo una utilidad para copiar? ¿No basta con seleccionar lo archivos y carpetas y arrastrarlos a donde quiero copiarlos?

Si copiamos pocos documentos esto es más que suficiente, pero cuando se trata del contenido de muchas carpetas y subcarpetas con cientos o miles de archivos, si que es recomendable utilizar una utilidad de backup. Es habitual que aparezcan mensajes de error de que determinados archivos no se han podido copiar por causas diversas (están abiertos o en uso, bloqueados, hay algún problema de permisos, pueden estar dañados...). En ese caso no sabemos qué documentos se han copiado o no, y "hasta dónde" ha llegado la copia. Tri-Backup, por ejemplo, copiará todo lo que pueda, y si encuentra algún archivo con algún problema se lo saltará, pero nos hará un informe con el listado de incidencias y sus posibles causas.

COPIA INCREMENTAL

Supongamos que tenemos un disco o carpeta con cientos o miles documentos. Por precaución, hacemos una primera copia de seguridad, pero como es lógico si trabajamos sobre la carpeta original, crearemos nuevos documentos o modificaremos los existentes. ¿Tiene sentido, cada vez que volvemos a hacer el backup, copiar TODO de nuevo? Una copia "incremental" comparará el contenido de las dos carpetas, original y copia, y copiará sólo los nuevos documentos y aquellos que han sido modificados. Algunas utilidades, como Tri-Backup, crean una nueva carpeta etiquetada con fecha y hora cada vez que hacen un nuevo backup, y donde se guardan solamente los archivos mencionados.

Pero ojo, las utilidades que hacen copia incremental atienden sólo a la fecha de creación de los documentos. Todo nuevo documento de fecha de modificación POSTERIOR a la primera copia realizada será tenido en cuenta. Exacto: "todo nuevo documento de fecha de modificación posterior a la primera copia". O sea, que si se nos ocurre guardar en la carpeta antiguos archivos de fecha de modificación ANTERIOR a la primera copia serán obviados, con lo cual no se estará haciendo copia de seguridad de éstos.

SINCRONIZACIÓN BIDIRECCIONAL

Sincronizar, como el nombre sugiere, es mantener idéntico el contenido de dos carpetas. Por ejemplo: una carpeta de documentos en un portátil o "pendrive" por un lado, y por otro lado otra carpeta en un ordenador fijo. Si en una de las dos carpetas -o en ambas- creamos un nuevo documento, o modificamos uno ya existente, al sincronizar se copiarán los documentos que falten en una de las dos carpetas y se reemplazarán las versiones de documentos más antiguas por las de fecha de modificación más reciente. Si añadimos nuevos documentos, sea cual sea su fecha de modificación, también deberían ser copiados en la carpeta "gemela", no como ocurre en las copias incrementales, en las que se pueden confundir los conceptos "nuevo documento, de reciente creación" con "nuevo documento en la carpeta, sin importar fecha de modificación".

Pero es al borrar algo en una de las carpetas cuando deberíamos poder elegir entre dos opciones: borrar también en la otra carpeta o dejar el archivo donde está. Esto último puede ser prudente en principio (podemos haber borrado por error), pero convertirse en un lío organizativo. En algunos casos se ofrecen soluciones simples, como mover esos archivos a la Papelera, donde aún podríamos recuperarlos.

SINCRONIZACIÓN UNIDIRECCIONAL

Si trabajamos y hacemos modificaciones sólo en determinados discos o carpetas, y la copia de seguridad va a ser precisamente esto: (copia), lo habitual es que la sincronización se haga de tal manera que predomine el contenido del "origen" sobre el "destino". En este caso, si creamos o modificamos documentos ya existentes en origen, se copiaran los nuevos documentos en la carpeta de destino y las versiones de documentos antiguas ubicadas en ésta serán reemplazadas por las versiones más nuevas. Si añadimos nuevos documentos en la carpeta o disco de origen (independientemente de su fecha de modificación) serán copiados también en la carpeta de destino. Y volvemos al peliagudo tema de "borrar": qué hacer en la carpeta de destino si hemos borrado documentos en la carpeta de origen; ¿los borramos también?. Lo habitual es que se seleccione esta opción si existe. De lo contrario, la carpeta de copia iría creciendo en volumen de datos a base de "basurilla", convirtiéndose con el tiempo en un pequeño caos. Pero... ¿y si borro algo por error, o guardo cambios en un documento no debiendo haberlo hecho? Si nos preocupa esta eventualidad, lo mejor es hacer lo que Tri-Backup llama "copia evolutiva".

COPIA "EVOLUTIVA"

En principio, una copia "evolutiva" es una sincronización unidireccional: si creamos o modificamos documentos ya existentes en origen, se copiaran los nuevos documentos en la carpeta de destino y las versiones de documentos antiguas ubicadas en ésta serán reemplazadas por las versiones más nuevas. Si añadimos nuevos documentos en la carpeta o disco de origen (independientemente de su fecha de modificación) serán copiados también en la carpeta de destino. Pero lo gran diferencia es que Tri-Backup, en nuestro caso, guardará "por si acaso" los documentos borrados en origen y las versiones "antiguas" de los documentos modificados en origen.

Estos archivos son guardados en unas carpetas especiales creadas en cada backup en cada una de las carpetas en las que ha habido modificaciones. Por defecto estas carpetas, cuyo nombre contiene la fecha y hora de la copia, son invisibles, pero en "opciones" podemos definir que sean visibles.

Muy bien, Tri-Backup evita el caos y mantiene estos documentos separados del resto y organizados por carpetas, pero ¿qué pasa con el espacio de disco que utilizan y que se va a ir incrementando constantemente? En primer lugar podemos decidir al configurar la copia, durante cuánto tiempo queremos que sean guardados esos archivos "borrados" y el número de "versiones" de los documentos modificados. Superados esos valores, los documentos serán eliminados definitivamente y de forma automática. En segundo lugar, Tri-Backup dispone de una opción o herramienta que nos permite localizar todas las "carpetas evolutivas" y borrarlas todas si nos estamos quedando sin espacio en disco, o sólo las que superen cierta antigüedad.

Tri-Backup no es la única utilidad que copia, sincroniza o hace "copias evolutivas", pero es la única que conozco que nos permite hacer muchos diferentes tipos de copias, entre diferentes discos y carpetas, en diferentes frecuencias y de modo "poco transparente", que lejos de ser algo negativo como ocurre en política o en finanzas, supone que vamos a poder ver fácilmente "el qué, el cuánto, el cómo, el dónde y el cuándo", y si algo falla, "el porqué".