Tri-BACKUP; copias que se entienden ...con seguridad

Mi utilidad de copias de seguridad favorita para Mac es Tri-BACKUP. Me gusta especialmente la versión 4.04, ya que permite "ver" exactamente lo que está pasando. Tri-Backup 5 tiene nuevas funciones interesantes, como la forma de trabajar en "background", avisar por email si nos quedamos sin espacio en el disco duro donde hacemos las copias, o la posibilidad de "gestionar" las carpetas de "Backup Evolutivo" (que veremos luego), pero por contra, ha perdido la sencillez y lo intuitivo de la versión anterior. En esta entrada del blog me centraré en la versión 4.0.4 porque sigue estando disponible (aún se ofrece la 3.2.2 que es compatible también con Mac OS 9), funciona bien con Leopard y si se sabe usar ésta se entiende mejor la última versión. Podemos crear un listado de diferentes "acciones", cada una con su propia programación, o encadenarlas, de tal modo que al finalizar unas comiencen otras. Cada "acción" es un backup entre un origen y un destino, o entre diferentes carpetas y un destino, pudiendo ser algunas de éstas "copias", otras "sincronizaciones" y otras "copias evolutivas", etc.

¿No es mejor Time Machine?

Time Machine incluido en el sistema operativo "Leopard" (Mac OS X 10.5) de Apple, resuelve el tema de las copias de seguridad de forma realmente espectacular, representando de forma gráfica una vuelta atrás en el túnel del tiempo hasta una fecha en la que queremos recuperar un archivo y que traeremos "al presente". Es prácticamente perfecto para los que se quieren despreocupar de todo. Pero no todos los usuarios disponen de "Leopard", o ni siquiera de un Mac OS X. Además Leopard, en sus versiones actuales tiene un handicap (que comparte con otras utilidades): podemos elegir los discos duros de los cuales queremos hacer copia, pero el disco de destino es sólo uno. Éste, por tanto ha de ser enorme o debe ser un RAID de varios discos. Pero no puedes decidir el copiar "lo del disco discoA1 en el discoA2, lo del discoB1 en discoB2, lo de esta carpeta en la memoria USB", etc...

¿Y otras utilidades?

Existen otras utilidades interesantes, pero algunas crean extraños "repositorios" (no, no los venden en la farmacia) cuyo contenido es imposible de ver si no es desde la interfaz de la propia aplicación. No dudo de que sean muy eficaces, seguros y rápidos, además de ser capaces de copiar en infinidad de soportes (discos, cintas, DVD) o a través de FTP, pero suelen ser muy poco intuitivos y uno nunca sabe realmente qué ocurre durante la copia. El proceso de recuperación de un archivo o carpeta perdidos requiere a veces leer largos y crípticos manuales llenos de extraños términos. Yo soy de aquellos a los que les gusta "ver y tocar", por lo que prefiero el sistema de copia carpeta a carpeta y archivo a archivo, aunque me insistan en que "es poco profesional".

¿QUÉ PUEDO HACER CON TRI-BACKUP?

Copia con verificación. Direct Copy.

Quiero copiar una carpeta con muchos archivos de una ubicación a otra, y quiero que se verifique la copia de cada uno de ellos y disponer de un informe de los posibles errores que puedan darse.

Sincronización unidireccional. Synchronization from the left folder to the right folder.

Tengo una carpeta con una serie de datos, que modifico en mi ordenador, y que quiero que tambien estén en otro ordenador o servidor para poder ser consultados.

NOTA: Si elimino un archivo o carpeta en mi ordenador tambien sera borrado en el otro.

Sincronización bidireccional. Synchronization in both directions.

Trabajo con un portatil cuando estoy fuera de casa (o la oficina), y quiero que tanto los documentos de éste como los del ordenador "fijo" sean los mismos y estén actualizados. Las versiones más nuevas de los documentos sustituirán a las más antiguas y los documentos añadidos en un lado seran copiados en el otro.

NOTA: Si elimino un archivo o carpeta en uno de los ordenadores tambien sera borrado en el otro.

Sincronización unidireccional con respaldo. Evolutive Mirror Backup.

Quiero hacer copia de seguridad de mis carpetas de trabajo en un disco externo (u otro ordenador) pero quiero que los archivos que he borrado y las versiones antiguas de los documentos que he modificado puedan ser recuperados.

NOTA: si copio antiguas carpetas y archivos en las carpetas de trabajo también se hara backup de estas, sea cual sea su fecha de modificacion.

Copia incremental. Incremental Backup.

Solo quiero hacer copia de seguridad de los documentos y carpetas recientes y que no han sido copiados en la ultimo backup.

NOTA: ojo, si añado en mis carpetas archivos antiguos con fecha de modificacion anterior al primer backup, seran ignorados.

Comprimir con o sin password. Compress / Descompress / Protect.

Quiero copiar documentos en un llavero USB, protegiéndolos con una contraseña.

¿QUÉ ESPERAMOS DE UNA UTILIDAD DE COPIA DE SEGURIDAD, Y CÓMO USAMOS TRI-BACKUP?

Primero, ¿porqué hacer copias de seguridad?
Normalmente nos damos cuenta de la importancia de las copias de seguridad o "backups" cuando ya es demasiado tarde. Perder un trabajo importante puede ser catastrófico y si lo que desaparecen son "aquellas fotos" la cosa es irreparable. Vale, si hace falta puedes repetir la boda, pero tus hijos nunca volverán a ser bebés. ¿Pero qué es realmente una copia de seguridad? No se trata de "guardar las cosas en sitio seguro", como me ha llegado a decir alguien. Una copia de seguridad es llamada así por ser copia, o sea, tenemos una serie de carpetas y archivos y en algún lugar una copia de éstas. El problema es que en la ubicación original crearemos nuevas carpetas y documentos, o modificaremos éstos, con lo cual "la copia" dejará de ser un reflejo del original.

Vale, ¿pero dónde copiamos?

Aunque parezca evidente, jamás debemos hacer un "backup" en el mismo disco en el que se encuentra el material original. Recordemos que aunque en ciertos portátiles veamos "dos discos", en realidad se suele tratar de dos particiones del mismo disco. Todos los discos duros acaban fallando y esto es inevitable. Algunos durarán muchos años, otros días, pero siempre suele ocurrir en el peor momento. Normalmente es mejor hacer la copia "fuera del ordenador", en un disco duro externo, conectado al ordenador mediante USB o Firewire o accesible por red, mediante cable Ethernet o por WIFI. Desde hace unos años se han popularizado muchísimo y han bajado también mucho de precio, aunque se suelen comprar preferentemente para almacenar todas las películas, música y juegos que no caben el ordenador.

En casa no solemos disponer de servidores como en la mayoría de las empresas. Pero si que podemos copiar los datos de forma cruzada entre dos ordenadores. En cada uno de ellos deberemos "reservar un hueco" para los datos importantes del otro equipo. Si recurrimos a utilidades de copia de seguridad es muy importante que fecha y hora sean las mismas en ambos ordenadores.

Y lo de clonar, ¿en qué consiste?.

Clonar un disco es hacer copia idéntica del contenido de éste, pero con mejores resultados que lo de la oveja Dolly. Esto puede incluir el sistema operativo instalado en ese disco, por lo que es posible arrancar desde éste como si fuera el original. Dispondremos de un sistema operativo idéntico, con todas las aplicaciones y utilidades ya configuradas, números de licencia ya activados, y con las carpetas de documentos con exactamente el mismo contenido. Hacer un clonado del disco de arranque con cierta regularidad (cada uno o dos meses) es absolutamente recomendable. También lo es hacerlo antes de hacer una actualización del sistema operativo. Es más frecuente de lo que debiera que tras una de estas actualizaciones ciertas cosas dejen de funcionar correctamente. Al clonar el disco estamos haciendo una "copia de seguridad" tanto del sistema como de los documentos. Pero el clonado tiene cierto peligro, al igual que pasa con la copia (como veremos más adelante). No podemos estar seguros de que todos los archivos de la ubicación "original" estén en buen estado, de que no hayamos borrado alguno por error o "guardado cambios" sin deber haberlo hecho. El clonado tendrá los mismos "defectos" que el original.
Es interesante la función que permite copiar sólo los cambios o diferencias encontradas en el original, ya que tras un primer clonado los siguientes se realizan mucho más rápidamente. Tri-Backup es capaz de hacer esta función en el modo de copia "Direct Copy of a Disk/Folder's Contents", aunque admito no tener la suficiente experiencia como para recomendarlo para un clonado. Los usuarios de Mac podemos utilizar el gratuito Carbon Copy Cloner y el Shareware SuperDuper, ambos de eficacia probada. En todo caso, si decidimos probar Tri-backup para clonar, es importante que seleccionemos para ello en la pestaña Mode", y en el menú "Administrator Mode (OS X) la opción: "Activate before running this action" y la casilla "Set destination volume permissions for a correct copy". En la pestaña "Options" activaremos también la casilla: "Copy owner and group (UID/GID)

Yo ya sé copiar. ¿Para qué necesito una utilidad de copia? (Mirror Backup).

La forma más directa de que los contenidos de tus carpetas y de sus copias sean idénticos es volver a copiar todo lo existente en el "origen" en la carpeta de "destino", reemplazando lo ya existente. Si se trata de unos cientos de MB se puede hacer rápidamente, pero empieza a ser habitual que muchos usuarios almacenen muchos GB. Arrastrar los iconos de las carpetas y documentos hasta la carpeta de la copia de seguridad o seleccionarlos y "copiar y pegar" es sencillo. Tras ver que la "barra de progreso" ha finalizado, podemos comprobar si la carpeta original y la de copia "pesan" lo mismo en KB ó MB y si el "número de items" es el mismo. ¿Para qué sirve la función de copiar si puedo hacerlo manualmente? Porque si lo hacemos así, no tenemos la certeza de que todos los archivos se han copiado correctamente. Algunos pueden estar bloqueados, dañados o en uso por alguna aplicación. A veces aparecen mensajes de error durante la copia, pero esto no es siempre así. ¿Y cuando la copia se detiene por un error y no sabemos qué se ha copiado y qué no?

Tri-Backup comprueba archivo por archivo que todo va bien, incluso se saltará aquellos "items" que den problemas y nos los listará al final informándonos del posible motivo del fallo.

Copiar simplemente, tiene el mismo peligro que hemos visto antes en "clonar". Recordemos: no podemos estar seguros de que todos los archivos de la ubicación "original" estén en buen estado, de que no hayamos borrado alguno por error o "guardado cambios" sin deber haberlo hecho. La copia tendrá los mismos "defectos" que el original.. El archivo borrado inadvertidamente desaparecerá para siempre. Una solución eficaz, pero cara, es hacer una segunda o tercera copia de seguridad con una frecuencia de copia diferente. Tendríamos una copia diaria, otra semanal y otra trimestral, por ejemplo. En teoría esto nos daría tiempo a percatarnos de si nos falta algo y recurrir a la copia correspondiente.

¿Qué es sincronización? (Synchronization of Folder or Disk Contents).

Pero tal vez no interese copiar todo de nuevo cada vez. Tri-Backup ofrece la posibilidad de "sincronizar contenidos" buscando diferencias entre "original" y "destino" y copiando a una ubicación sólo los documentos y carpetas que falten en la otra, o que al haber sido modificados en una deban ser nuevamente copiados en la otra. Para ésto, la utilidad utilizará la fecha de creación y modificación de los documentos para saber "cuál es el más nuevo". Esta sincronización en ambos sentidos suele hacerse, por ejemplo, entre un portátil y el ordenador fijo. Podemos haber trabajado sobre documentos en uno y en otro, e interesarnos que el contenido sea idéntico en ambos. Elegiremos para esto la opción: "Synchronize in both directions (with the latest version of each file)".

Pero una sincronización bilateral no es estrictamente una copia de seguridad. La copia no está destinada para que se trabaje sobre ella. Por eso se suele hacer sólo en un sentido. En un lado (a la izquierda en la representación gráfica) estarán los datos "originales" y sólo las modificaciones hechas aquí se actualizarán en el otro (la derecha), pero no en sentido inverso. La opción será : "Copy from the left folder (the source) to the right folder (the destination)

¿Pero que pasa con los "items" que, intencionadamente o no, hemos borrado en "origen" o "source"? ¿Debe borrarlos Tri-Backup también en "destino"? ¿Y si nos hemos equivocado?En el apartado "Files existing only in Destination (missing in the source)" podemos elegir entre tres opciones: Dejarlos y no borrarlos (Leave them), Tirarlos a la papelera (Move them to Trash) o borrarlos también (Delete them).

¿Y lo de "sincronización evolutiva? (Evolutive Mirror Backup)

El problema de "no borrar por si acaso" es que al final podemos tener un montón de MB de "basurilla" ocupando cada vez más espacio en el disco externo. Pero en la "Copia Evolutiva" Tri-Backup crea unas carpetas especiales y guarda en éstas los archivos borrados, y ahora viene lo bueno: también incluye las "versiones antiguas" de los documentos que han sido modificados.

De esta forma podemos recuperar no sólo archivos borrados por error, sino también versiones anteriores de documentos que hemos modificado (la manía de no usar el "guardar como"). Es más, como es de esperar que estas carpetas especiales vayan "engordando" progresivamente, en la pestaña "Options" podemos definir la antigüedad máxima que pueden tener los documentos aquí guardados, "hasta cuántas versiones" de los documentos queremos almacenar, y el espacio mínimo en disco que quedemos que quede libre. En este caso, si no cupiesen ya más archivos de copia Tri-Backup comenzaría a borrar los más antiguos. Es también interesante, que en esta "Evolutive Mirror Backup" se pueden elegir diferentes carpetas de origen y no una sola.

Las carpetas especiales que crea Tri-Backup para guardar esos archivos "de por si acaso" ("Evolutive Backup Data") son invisibles por defecto. Si queremos verlas, deberemos activar en la pestaña "Options" la casilla "VIsible Folders (containing Evolutive Backup Data)".

¿Y dónde se crean esas carpetas? Pues si en una carpeta en "origen" se ha producido un cambio, en su correspondiente "gemela" de "destino" veremos aparecer una carpetas con nombre "ƒBACKUP.Evolutive,folder" dentro de la cuales habrá un archivo que usa Tri-Backup llamado ƒTBU.Evolutive.content y una o varias carpetas con un nombre como ƒTBU.Evol.09_01_01 17_50_16, correspondiendo las primeras cifras a la fecha en que se hizo la copia y las segundas a la hora.

Cuidado con las "copias incrementales" (Incremental Backup)

Mucho ojo con las llamadas "copias incrementales"; puede parecer que estamos haciendo lo mismo que hemos descrito antes, pero sólo copian los cambios realizados en base al criterio de la fecha de creación. Esto quiere decir que nos harán backup de los nuevos archivos que creemos o modifiquemos, pero si se nos ocurre añadir en la ubicación "origen" un viejo documento o carpeta con fecha de creación o modificación anteriores al primer backup realizado, serán ignorados. Creeremos que también existen en la copia de seguridad, pero no será así.

Programando copias automáticas. Programmed Actions.

Por muy metódicos que seamos, la posibilidad de programar una copia de seguridad para que esta se realice automáticamente en un horario y fechas determinadas es más que interesante. El método de programación de Tri-Backup 4 es el más sencillo que he visto jamás: se pone a nuestra disposición una "parrilla" con el horario de toda la semana. Sólo hay que hacer clic para marcar las horas de inicio deseadas, que pueden ser por ejemplo, tres horas distintas el lunes, una hora el martes, dos el viernes y una el domingo.