¿Qué pasa si no quiero usar Microsoft Office?

La elección de una suite de ofimática está condicionada para muchos no por su facilidad de uso, su versatilidad o su precio, sino por su compatibilidad con el estándar "de facto" que es Microsoft Office. Ya sea por méritos propios, por ser sistemáticamente pirateado, por imposición debida a maniobras comerciales, lo cierto es que los formatos DOC, XLS y PPT son el tipo de documento que acabamos usando para intercambiar datos.

Por mucho que yo crea que Keynote le da mil vueltas a Powerpoint (lo cual tampoco es muy difícil), el 90% de mis clientes, colaboradores y proveedores me enviarán las presentaciones en un PPT creado con la aplicacion de Microsoft; y a ellos a su vez, les tendre que enviar documentos PPT, DOC o XLS, aunque los haya creado con Keynote, NeoOffice o Symphony.

El problema es que estos formatos no garantizan que sean visualizados de forma idéntica en diferentes ordenadores, como si ocurre con PDF. Si, yo puedo exportar como PDF mis documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones, pero con limitaciones y sin que el receptor pueda trabajar sobre ellos.

A veces las diferencias son irritantes, como las incompatibilidades entre el mal llamado "Office de Mac" y el Office de Windows. Y digo ésto porque el nombre del primero es engañoso; la "version para Mac" es "como MS Office", pero "no es MS Office". Y no son pequeñas inconsistencias en las que saltan lineas de texto, sino fondos de página que desaparecen, tablas mal interpretadas, etc. 

Por ello, el Office de Mac ofrece un absurdo "test de compatibilidad". Y es que cuando ya hemos dedicado todo un dia de trabajo preparando un trabajo, nos acaba informando de que el documento no va a ser visualizado correctamente en el PC de nuestro cliente. La compatibilidad debiera predefinirse antes, al crear el documento. Es decir, si abre usted un nuevo documento "en formato iWork" va a poder hacer virguerias, o si lo hace en el de "Mac-Powerpoint" se va encontrar como en casa, pero el resultado lo verán correctamente cuatro gatos. Pero si abre usted un documento "para Word" o "para Powerpoint" se encontara con ciertas funciones deshabilitadas y sólo podra hacer aquellas cosas que garanticen una compatibillidad total con el "Office de verdad" para Windows.

La cosa resulta aún más evidente cuando vemos cómo OpenOffice o el también gratuito Symphony de IBM son idénticos en sus versiones de Linux, Windows y Mac. Aunque corran sobre sistemas operativos tan diferentes como Ubuntu y Vista la "interfaz gráfica" es la misma y los documentos perfectamente intercambiables.

Es por esto, que algunos hemos acabado instalando el Powerpoint utilizando Crossover, o en un Windows XP Home mediante VWware o Parallels (en modos "Unity" o "Coherence", por supuesto.)

Por cierto, el iSpring, instalado sobre Powerpoint de Windows permite añadir documentos SWF en las diapositivas, y exportar toda la presentación, con audio, videos y flash como un único archivo SWF, listo para compartir con todo el mundo.

Por otro lado, existe un "Powerpoint Viewer" de Microsoft gratuito (lo cual es muy loable) que permite a los usuarios que no tengan instalado MS Office ver las presentaciones creadas con Powerpoint. Pero no existe un "Mac-Powerpoint Viewer" o un "iWork Viewer" para usuarios de Windows que permitan al menos visualizar correctamente en un PC los documentos creados en un Mac. En el caso de Keynote está claro que se depende completamente de la subyacente tecnología Quicktime. Pero aunque convenzamos a nuestros clientes de que instalen Quicktime en sus PC, tampoco tendremos un KeynoteViewer.exe para ver esos documentos. Es más, al menos debiera existir ese visualizador para los usuarios de Mac. No queda otro remedio que exportar como película Quicktime. Pero si se nos ocurre hacer una presentación en Keynote con movimiento de objetos, transiciones vistosas y algún video, o sea, explotando todas las maravillosas posibilidades del programa, el resultado será un .mov de docenas de MB, imposible de enviar por correo electrónico y por supuesto, imposible de ser utilizado por un colaborador.

El triste resultado es que muchos usuarios utilizan Keynote para acabar exportando como PDF o Quicktime. Por cierto, la versión de iWork 09 ya no exporta como Flash, ni siquiera como SVG, que es un estándar libre y sin licencias.

Si en nuestras "presentaciones" queremos añadir clips de video nos encontramos con el problema de que Powerpoint de Windows sólo es capaz de ver videos incrustados en las diapositivas si son legibles por Windows Media Player, mientras que por el contrario "la versión para Mac" usa Quicktime. Podemos hacer que Quicktime reproduzca videos .wmv mediante Flip4Mac, pero si le mandamos a un usuario de Windows el resultado, será incapaz de visualizar la presentación como esperamos. Keynote nos deja añadir videos .wmv o .avi en las diapositivas, pero si exportamos "como Powerpoint" se empeña en meter un .mov en la carpeta correspondiente, en vez de copiar el .wmv o .avi original.

Openoffice/NeoOffice (y ahora Symphony) son aparentemente iguales en todas las plataformas y esto hace que muchos alberguen la esperanza: "me gusta muchísimo más iWork, pero si no hay más remedio y uso OpenOffice (o NeoOffice, que de momento se integra más con Mac OS X) que además es gratis, tal vez la compatibilidad con MS Office sea mayor, o al menos pueda convencer al cliente de que se lo instale, con lo que ambos compartiremos documentos idénticos". Por cierto, tampoco tenemos un OpenOfficeViewer para Mac, Windows o "los Linuxes" (si, hay algo, pero sólo para los documentos de texto). La única solución que hay de momento es utilizar la versión "portable" de OpenOffice, que permite ejecutar toda la suite desde un llavero USB sin instalar nada en el PC. En algunos casos es factible enviar "todo el paquete" (unos 240 MB) en un archivo ZIP.

Por último, hay soluciones que pueden llegar a ser populares a medio plazo. Google nos regala con nuestra cuenta "Gmail" una suite ofimática completa "online", con la que trabajamos desde un navegador web (Firefox preferiblemente) y en la que podemos guardar incluso nuestros documentos. Depender absolutamente de una conexión a internet estable y razonablemente rápida crea ciertas reticencias. ThinkFree ofrece algo intermedio. Nos podemos dar de alta gratuitamente para obtener una cuenta con la que utilizar una suite online con los equivalentes a Word, Excel y Powerpoint. Paralelamente, nos descargaremos un paquete ofimático -también gatuito- muy similar a MS Office, que se sincroniza con la cuenta "online" de modo que tenemos acceso a nuestros documentos guardados tanto en nuestras carpetas en la web como en el propio ordenador.